Polityka Prywatności Usługi TuAsystent

Data wejścia w życie: 15.09.2025 r.

I. Postanowienia Ogólne

1. Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem z usługi TuAsystent („Usługa”), oferowanej przez firmę MOVE2EDGE Sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku (80-386) przy ul. Lęborskiej 3B/2.21A, wpisaną do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0000881790, NIP: 9571130634 („MOVE2EDGE”, „my”).
2. Polityka ta wyjaśnia, w jaki sposób przetwarzamy dane osobowe naszych klientów („Użytkowników”) oraz dane osobowe osób dzwoniących do Użytkowników („Osoby Dzwoniące”).
3. Dokument ten stanowi integralną część Regulaminu świadczenia Usługi TuAsystent („Regulamin”). Definicje użyte w niniejszym dokumencie mają znaczenie nadane im w Regulaminie.

II. Role w Przetwarzaniu Danych Osobowych

W celu zapewnienia pełnej przejrzystości, kluczowe jest rozróżnienie ról, w jakich występujemy w procesach przetwarzania danych osobowych:

1. MOVE2EDGE jako Administrator Danych Osobowych
   Jesteśmy administratorem danych osobowych naszych Użytkowników. Dotyczy to danych, które Użytkownicy podają nam w celu zawarcia i wykonania umowy, zarządzania kontem oraz do celów rozliczeniowych i kontaktowych.
2. MOVE2EDGE jako Podmiot Przetwarzający (Procesor)
   W odniesieniu do danych Osób Dzwoniących (np. numerów telefonów, transkrypcji rozmów), które są przetwarzane w ramach świadczenia Usługi, działamy jako podmiot przetwarzający (procesor). Administratorem tych danych jest Użytkownik. Przetwarzamy te dane wyłącznie w jego imieniu i na jego udokumentowane polecenie, zgodnie z warunkami określonymi w Umowie Powierzenia Przetwarzania Danych (DPA), która stanowi załącznik do Regulaminu.

III. Dane Kontaktowe

W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można się z nami skontaktować pod adresem e-mail: kontakt@tuasystent.pl.

IV. Cel, Zakres i Podstawa Prawna Przetwarzania Danych

1. Dane Użytkowników (gdy MOVE2EDGE jest Administratorem)

• Cel i zakres: Przetwarzamy dane osobowe Użytkowników w celu:
  • Zawarcia i wykonania umowy o świadczenie Usługi (obsługa rejestracji, zarządzanie kontem, świadczenie wsparcia technicznego).
  • Wystawiania faktur i realizacji obowiązków księgowo-podatkowych.
  • Budowy bazy wiedzy Asystenta na podstawie danych dostarczonych przez Użytkownika lub pozyskanych z innych źródeł na jego wyraźne polecenie.
  • Marketingu własnych usług i analizy korzystania z Usługi w celu jej ulepszania.
• Podstawa prawna:
  • Wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) – w zakresie danych niezbędnych do świadczenia Usługi.
  • Obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) – w zakresie danych niezbędnych do wystawiania faktur i wypełniania obowiązków podatkowych.
  • Zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) – w przypadku pozyskiwania danych do bazy wiedzy z zewnętrznych źródeł (np. web scraping, API) lub w przypadku działań marketingowych.
  • Prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – w celu analizy działania Usługi, dochodzenia roszczeń lub obrony przed nimi.

2. Dane Osób Dzwoniących (gdy MOVE2EDGE jest Procesorem)

• Cel i zakres: W imieniu Użytkownika, w celu świadczenia Usługi, przetwarzamy następujące dane Osób Dzwoniących:
  • Numer telefonu.
  • Transkrypcje rozmów oraz metadane połączeń (data, godzina).
  • Nagrania rozmów (jeśli Użytkownik aktywował tę funkcję).
  • Inne dane osobowe dobrowolnie podane przez Osobę Dzwoniącą w trakcie rozmowy.
• Podstawa prawna:
  • MOVE2EDGE przetwarza powyższe dane na podstawie Umowy Powierzenia Przetwarzania Danych (DPA) zawartej z Użytkownikiem (art. 28 RODO), która jest częścią umowy o świadczenie Usługi.
  • Podstawę prawną dla samego faktu przetwarzania danych Osób Dzwoniących ustala Użytkownik jako ich administrator. Zazwyczaj jest to jego prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) lub zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), w szczególności w przypadku nagrywania rozmów.

V. Odbiorcy Danych i Transfer poza EOG

1. W celu prawidłowego świadczenia Usługi, dane osobowe mogą być przekazywane naszym zaufanym partnerom i dostawcom (pod-procesorom). Należą do nich m.in.:
   1. Dostawcy infrastruktury chmurowej.
   2. Dostawcy usług telekomunikacyjnych.
   3. Dostawcy technologii przetwarzania mowy na tekst (STT), modeli językowych (LLM) i syntezy mowy (TTS).
   4. Dostawcy systemów do obsługi płatności i fakturowania.
   5. Dostawcy narzędzi analitycznych i komunikacyjnych.
2. Transfer Danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG):
   W związku z korzystaniem z usług globalnych dostawców technologii, dane osobowe przetwarzane w ramach Usługi mogą być przekazywane do państw trzecich, tj. poza EOG (w szczególności do Stanów Zjednoczonych). W takich przypadkach dokładamy należytej staranności, aby transfer odbywał się na podstawie odpowiednich mechanizmów prawnych, takich jak Standardowe Klauzule Umowne (SKU) zatwierdzone przez Komisję Europejską, które gwarantują odpowiedni poziom ochrony danych.

VI. Okres Przechowywania Danych

1. Dane Użytkowników przechowujemy przez czas trwania umowy, a po jej zakończeniu przez okres wymagany przepisami prawa (np. w celach podatkowych) lub niezbędny do dochodzenia ewentualnych roszczeń.
2. Dane Osób Dzwoniących, które przetwarzamy jako procesor, przechowujemy zgodnie z ustaleniami z Użytkownikiem i naszą polityką retencji:
   • Transkrypcje rozmów – przez okres nie dłuższy niż 1 rok w trakcie trwania umowy.
   • Nagrania rozmów – przez okres nie dłuższy niż 3 miesiące w trakcie trwania umowy.
3. Po zakończeniu umowy, zgodnie z § 12 Regulaminu, dane Użytkownika (w tym dane Osób Dzwoniących) są dostępne do eksportu przez 30 dni, a następnie są trwale usuwane z naszych systemów produkcyjnych.

VII. Prawa Osób, Których Dane Dotyczą

Każdej osobie, której dane przetwarzamy, przysługuje szereg praw wynikających z RODO. Sposób ich realizacji zależy od roli, w jakiej przetwarzamy dane:

1. Użytkownicy mogą realizować swoje prawa (dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu) bezpośrednio wobec nas, kontaktując się pod adresem: kontakt@tuasystent.pl.
2. Osoby Dzwoniące, w celu realizacji swoich praw, powinny w pierwszej kolejności kontaktować się z Użytkownikiem, który jest administratorem ich danych. Jako podmiot przetwarzający, będziemy w pełni współpracować z Użytkownikiem, aby pomóc mu w odpowiedzi na żądania Osób Dzwoniących.

VIII. Środki Bezpieczeństwa

Wdrażamy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu zapewnienia bezpieczeństwa danych, w tym m.in. szyfrowanie, kontrolę dostępu, zabezpieczenia sieciowe oraz regularne audyty bezpieczeństwa.

IX. Procedura w Przypadku Naruszenia Ochrony Danych

1. W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych Użytkowników, jako administrator, podejmiemy wszelkie działania wymagane przez RODO, w tym zgłoszenie naruszenia do organu nadzorczego oraz powiadomienie osób, których dotyczy naruszenie, jeśli wiąże się ono z wysokim ryzykiem.
2. W przypadku naruszenia ochrony danych Osób Dzwoniących, jako procesor, niezwłocznie poinformujemy o tym fakcie odpowiedniego Użytkownika (administratora), dostarczając mu wszelkich niezbędnych informacji do wypełnienia jego obowiązków wynikających z RODO.

X. Wykorzystanie Narzędzi Analitycznych i Cookies

Nasza strona internetowa i panel Usługi wykorzystują pliki cookies oraz inne technologie śledzące (m.in. Google Analytics, Microsoft Clarity, Facebook Pixel) w celach analitycznych, marketingowych i w celu zapewnienia prawidłowego działania serwisu. Szczegółowe informacje na ten temat znajdują się w naszej Polityce Cookies.

XI. Zmiany w Polityce Prywatności

Zastrzegamy sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce Prywatności. O wszelkich zmianach będziemy informować na naszej stronie internetowej, a w przypadku istotnych modyfikacji, powiadomimy Użytkowników za pomocą dostępnych kanałów kontaktowych.

XII. Postanowienia Końcowe

1. Wszelkie pytania dotyczące niniejszej Polityki Prywatności należy kierować na adres: kontakt@tuasystent.pl.
2. Niniejsza Polityka Prywatności stanowi integralną część Regulaminu świadczenia Usługi TuAsystent. Korzystanie z Usługi oznacza akceptację zasad opisanych w niniejszym dokumencie.